AVG richtlijnen van Dierenvoedselbank Limburg.

ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Algemeen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die onder de vlag van de Europese Unie (General Data Protection Regulation of GDPR) al van kracht is van kracht sinds 25 mei 2018 en dient ook daadwerkelijk gehandhaafd worden. Het doel van de AVG is om personen te beschermen en duidelijke richtlijnen te scheppen voor organisaties die persoonlijke gegevens verwerken. De AVG waarborgt dat persoonlijke gegevens zorgvuldig worden verwerkt, niet worden misbruikt en niet langer bewaard worden dan nodig is. Ook de stichting Dierenvoedselbank Limburg (kortweg DVBL) dient zich hieraan te houden.

Gebruik persoonsgegevens

Iedereen, die een dierenvoedselpakket aanvraagt, ontvangt een registratieformulier. Wordt deze persoon toegelaten tot het cliëntenbestand of op de wachtlijst geplaatst dan wordt met diens gegevens identiek gehandeld als in de navolgende alinea. Wordt deze persoon niet geaccepteerd dan bewaren wij de persoonsgebonden gegevens (alleen de contactgegevens) een jaar om zodoende te voorkomen dat een persoon ten onrechte aanvragen blijft doen. De financiële gegevens worden vernietigd. Uiteraard is een verandering van diens financiële situatie een reden om een aanvraag opnieuw in behandeling te nemen.

De DVBL hanteert een cliëntenbestand waarin wij vastgelegd hebben wie cliënt is of op de wachtlijst staat voor een dierenvoedselpakket (klantnummer, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, gezinssamenstelling en soort & aantal aanwezige huisdieren). Dit doen wij om u zo veel mogelijk van dienst te kunnen zijn tijdens uw lidmaatschap en of wachtperiode op de wachtlijst. Deze gegevens worden nog drie jaar bewaard nadat het lidmaatschap is ingegaan (of wanneer iemand van de wachtlijst is gegaan zonder toewijzing van een dierenvoedselpakket).

Naast de persoonsgegevens bewaren wij ook gedurende dezelfde periode ook gegevens met betrekking tot uw beschikbaar budget, hetgeen cruciaal is voor toekenning van een dierenvoedselpakket.

Inzage persoonsgegevens

Alleen bestuursleden, hebben toegang tot alle persoonsgegevens en andere persoonlijke informatie. Zij zijn bij hun aanstelling hiertoe bevoegd en zij dienen zich aan strikte geheimhouding hiervan te houden. Vrijwilligers, welke helpen bij de uitdeelpunten en tijdens acties van de DVBL, krijgen geen inzage in deze gegevens en dienen zich daarnaast ook verre te houden van het verspreiden van enige kennis betreffende de klanten en personen op de wachtlijst.

Indien een cliënt, of persoon welke op de wachtlijst staat, inzage wenst in de vastgelegde persoonsgegevens en persoonlijke informatie dan kan deze een schriftelijk verzoek hieromtrent in te dienen middels een e-mail of telefonisch (di/wo 10-19u) via 06-42168790. Men kan alleen maar een verzoek indienen voor inzage in uw eigen gegevens. Bent u bewindvoerder dan dient u dit schriftelijk (of per e-mail) aan te vragen inclusief een toestemming van onze cliënt (of persoon welke op de wachtlijst staat). Hierbij geldt dat een bewindvoerder uiteraard alleen de gegevens kan opvragen van personen welke via hem/haar zijn aangemeld.

Indien een cliënt zijn registratie wenst te beëindigen of vanwege in strijd met het reglement zijnde handelingen heeft verricht, en welke zijn klantenkaart vervolgens (na kennisgeving) niet binnen 7 dagen heeft ingeleverd, zal worden gemeld bij de dierenartsen en bedrijven welke  korting geven op vertoon van de klantenkaart. De (ex)cliënt is op dat moment in overtreding en strafbaar. Genoemde dierenartsen en bedrijven ontvangen dan uitsluitend de naam, adresgegevens, woonplaats van de (ex)cliënt en beschrijving van de huisdieren om misbruik verder uit te sluiten.

Datalek

Het bestuur zal proberen te voorkomen dat er persoonsgegevens ongeoorloofd aan derden zal worden overhandig, door welke redenen dan ook. Mocht iemand alsnog constateren dat diens gegevens via, of door middel van een ander datalek met oorsprong bij de DVBL, alsnog gebruikt worden (op welke wijze dan ook), dan dient deze persoon dit onverwijld te melden bij de stichting, Er zal dan, vanuit de stichting, een onderzoek gestart worden naar wat de gevolgen voor deze persoon zijn, welke gegevens nodig zijn voor een melding en dit vervolgens melden bij de “Autoriteit Persoonsgegevens”.